今回の能力チームワーク発信力
採用担当者重視度 8.2%

相手の理解度を意識した発信を

発信力

今回のマンガの内容は、某大手企業の方から聞いた実話です。留学経験のあるTOEICハイスコアの社員が得意の英語を駆使してプレゼンテーションしたものの、企画内容がうまく伝わらない。そこで先輩が注意したところ、「え!? 完璧な発音でしたよ!」との返答があったというウソのような本当の話です。これは英語に限らず、日本語でも同じこと。専門用語を使ったり、カタカナ言葉(英語)を多用したりして、聞いている人に趣旨が伝わらないといった事態に陥ってしまっては意味がありません。いかに相手が自分の話を分かるように伝えられるかが重要なのです。

社会人基礎力では、発信力を「自分の意見を分かりやすく伝える力」と定義し、行動例を「自分の意見を分かりやすく整理した上、相手に理解してもらえるように的確に伝える」としています。ここで重要なのは「相手に理解してもらえるように」という点にあります。とにかく、発信すればいいのではなく、情報を受け取った相手が分かりやすいかどうかがポイントになります。また、どんなに巧みな文章でも、上手に話しても相手が納得できない内容であれば発信力があるとはいえません。

最近では、ブログやSNS、ミニブログ「ツイッター」で積極的に文章を公開している人も多いでしょう。でも、そこに書いている文章がどれだけ読み手に分かりやすく、伝わりやすい内容かを考えているでしょうか。自分が言いたいことをそのまま書き込み、読者のことを考えていない人が多いのではないでしょうか。相手が理解しやすいような発信を心掛けることを忘れないでください。

分かりやすい発信とは

では、相手が理解しやすい発信とはどのようなものかを説明します。基本は、紙の資料を使って説明するなら、文字だけでなく図表やイラスト、写真なども用いること。話して説明するなら、資料のほかにも身振り手振りを交えて説明するなどです。相手によっても理解度が違いますから、相手の反応を見ながら伝えるような工夫も必要でしょう。

会社で働くようになると、新入社員の仕事はまず会議の議事録を取ることなどから始まります。議事録を書く場合、参加者の発言をそのまま記録に残すのではなく、大事な内容だけを抜き出して箇条書きにしたり、図に表したりしてまとめるといいでしょう。会議を振り返えるために残すのですから、読む人にとって大事なことが分かりやすいのが良い議事録といえます。

また営業などの仕事であれば、自社の商品やサービスを顧客に説明するのが仕事になります。パンフレットやパワーポイントで作った資料を使い、その良さを訴えなければなりません。商品やサービスについて知識の乏しい取引先・顧客が相手ですから、より分かりやすく発信できなければ取引は成功しないでしょう。ビジネスの現場では、相手に理解させる発信かが、いかに重要であるかが分かりますね。

発信力を身に付けるには

では、発信力を身に付けるにはどうすればいいのでしょうか。基本的には書いて、話して、それを読んだ人、聞いた人に、内容が理解できたかどうかを確認するのが最も有効です。文章を読んでいてどこが理解しにくいか、話を聞いていて分かりにくかったのはどんなところかなどを指摘してもらうことです。大学生なら授業をノートに取り、後で読み返して分かるかといったことから始めてください。提出したレポートでの先生からの指摘を確認し、修正するのもいいでしょう。

読んでいる人や聞いている人が十分に理解しているかどうかをは、自分ではなかなか判断がつきません。私も原稿を書いた後、必ず誰かに読んでもらうようにしています。本人は分かったつもりで書いていても、他人が読むと意味が通じない、分からない点があるからです。話についても同じで、講演などをした後には可能な限り質問を受け付け、回答すると同時に自分の話に何が足りなかったのかを確認するようにしています。

メールを使ったコミュニケーションで重要に

また、最近では誰もが使っているメールでも、発信力の重要度は増しています。ある調査によると、メールの受信者が送信者の意図通りに受け止めている人は50%程度にとどまるそうです。一方、受信者の9割は正しく理解している考えているというのです。メールが重要なコミュニケーションツールの1つとなっている現在、発信力の重要性はより高まっているといえるでしょう。

普段から思ったことをそのまま文章にしたり話したりするのではなく、1度、集まった情報の取捨選択や説明する順番は適切かどうか考えてください。これからは常に情報の受け手がいることを意識して、書き、話すように心がけましょう。必ず発信力がアップすると思います。

自分から情報を発信し続けると、自然に情報や人が集まってきます。この循環ができると、発信するモチベーションも上がり、より良い発信へとつながるはずです。